Как успешно реализовать проект роботизации?

Команда и этапы проекта

Проект по роботизации бизнес-процессов с помощью RPA включает несколько ключевых этапов. Каждый этап направлен на то, чтобы гарантировать успешную автоматизацию, от начального анализа бизнес-процесса до полного внедрения и поддержки.

Проекты роботизации рутинных бизнес-процессов компании могут реализовать самостоятельно или с привлечением подрядчика RPA.

Рекомендуемый состав команды Проекта по роботизации

Со стороны Заказчика

 1 Руководитель проекта

 ◦ Ответственность: Общее управление проектом со стороны заказчика, координация работы с исполнителем, контроль сроков и бюджета.

 2 Владелец процесса/Функциональный заказчик

 ◦ Ответственность: Глубокое знание конкретного бизнес-процесса, который подлежит автоматизации, предоставление информации и требований по процессу.

 

3  ИТ-специалист/ИТ-служба

◦Ответственность: Настройка инфраструктуры, обеспечение доступа к необходимым системам и данным, сопровождение работы программных роботов после их запуска в промышленную эксплуатацию.

 ◦ Навыки: Администрирование систем, знание инфраструктуры компании, навыки интеграции.

4 Конечные пользователи (опционально)

 ◦ Ответственность: Предоставление обратной связи по работе робота, участие в тестировании и приемке робота.

 

Со стороны Исполнителя

 1 Руководитель проекта

 ◦ Ответственность: Управление проектом со стороны исполнителя, координация работ команды исполнителя, взаимодействие с заказчиком, контроль сроков и точности исполнения технического задания, 

2 Бизнес-аналитик

 ◦ Ответственность: Совместная работа с функциональным заказчиком, анализ и документирование требований, составление Технического задания.

 

3 Архитектор RPA/Техлид (опционально)

 ◦ Ответственность: Проектирование архитектуры проекта, координация работ по разработке роботов, определение оптимальных технологий и инструментов в рамках проектов роботизации

 4 Разработчик RPA

 ◦ Ответственность: Разработка роботов на платформе Sherpa RPA.

5 Менеджер сопровождения

 ◦ Ответственность: Организация процесса сопровождения, обучения и поддержки.

Этот состав команды обеспечивает сбалансированный подход к реализации RPA-проекта, включая как стратегическое управление и планирование, так и техническую реализацию и поддержку.

Основные этапы проекта роботизации

1. Поиск процессов для роботизации

Если процессы для роботизации не определены, то требуется провести предпроектное обследование.

Цель предпроектного обследования найти процесс или процессы, подходящие для роботизации с учетом их рутинности, повторяемости и объема.

Для поиска и выбора процессов лучше всего подходят следующие инструменты:

— Анализ бизнес-процессов с помощью инструмента Sherpa Process Discovery

— Проблемные интервью аналитика Исполнителя с функциональными заказчиками

— Приоритезация рутинных процессов для выбора процессов с максимальной отдачей инвестиций

2. Предварительная оценка проекта

Когда процессы для роботизации выбраны, требуется краткая информация о роботизируемых процессах для оценки возможности роботизации и предварительной оценки трудозатрат, сроков, состава команды проекта.

Для предварительной оценки проекта лучше всего подходит заполнение брифа.

Бриф в данном случае — это инструкция от заказчика (владельца процесса) для исполнителя, в которой в общих чертах описан процесс и его основные параметры. 

3. Согласование параметров проекта

Для старта проекта требуется согласование основных параметров проекта:

  • сроки и стоимость реализации проекта
  • состава участников команды
  • правила ведения проекта и коммуникации на проекте
  • перечень документации, которая должна быть сформирована в рамках проекта 
  • определить дальнейшие шаги и тайминг

4. Формирование Технического задания

Техническое задание составляет исполнитель и согласовывает его с заказчиком при этом оптимально использовать следующую последовательность действий: 

  • Демонстрация  бизнес-процесса владельцем процесса
    Демонстрация проходит удаленно по Zoom или с использованием любой удобной ВКС (Видеоконференцсвязи). Для демонстрации процесса от заказчика приглашается Владелец процесса. Исполнитель ведет запись экрана и задает уточняющие вопросы.
  • Составление Технического задания

Техническое задание должно отражать подробную информацию о бизнес-процессе: описание всех шагов процесса и скриншоты с отмеченными конкретными полями, кнопками, иконками с которыми будет взаимодействовать робот. Правильно составленное Техническое задание — залог успеха проекта, поэтому мы подготовили подробные Рекомендации по составлению Технического задания на робота.

  • Согласование Технического задания

Владелец процесса и Руководитель проекта от Исполнителя должны убедиться, что процесс описан верно, учитывает требования и ограничения проекта, указаны все функциональные и нефункциональные требования. 

5. Финальная оценка проекта

После составления Технического задания стоимость и сроки проекта могут быть уточнены по сравнению с предварительной оценкой. Согласованное Техническое задание с финальной стоимостью и сроками становится частью (Приложением) договора и заверяется подписью сторон.

6. Подготовка инфраструктуры

Важный этап проекта  — предоставление доступов для настройки робота. Робот имитирует действия пользователя, значит, что роботу должны быть выданы все необходимые доступы для исполнения бизнес-процесса. 

  • Подготовить рабочее место разработчика робота: установить платформу Sherpa RPA и все необходимое ПО, которое требуется для исполнения бизнес-процесса
  • Предоставить доступы для выполнения работ Исполнителям
  • Исполнитель в свою очередь должен проверить доступы и подтвердить готовность к старту разработки робота

7. Получение тестовых данных

Перед стартом разработки следует позаботиться о тестовых данных для разработки. В отличие от проектов классической автоматизации тестовые данные нужны сразу, разработчик проверяет каждый шаг процесса и уже для первой проверки потребуются тестовые образцы или данные в системах, на которых можно ставить эксперименты. 

8. Создание программного робота

  • Разработка робота на основе утвержденного технического задания.
  • Отладка: проверка корректности робота на тестовых сценариях, проверка отработки ошибок.
  • Демонстрация по результатам разработки и отладки робота для всей проектной команды.
  • В случае выявления каких-либо ошибок – исправление и повторная демонстрация исправленного программного робота.

9. Перевод в продуктив (для проектов, где есть разделение на тестовые среды и продуктивные)

Если настройка программного робота выполнялась в тестовой среде информационных систем, то необходимо перенести разработанного робота на промышленную среду и скорректировать робота в соответствии с изменяемыми данными.

10. Подготовка документации

Набор документов зависит от каждого проекта индивидуально. 

Документы по проекту обычно включают: 

  • руководство пользователя программного робота 
  • руководство администратора программного робота 

11. Проведение приемо-сдаточных испытаний

  • Тестирование настроенных программных роботов на промышленном контуре. 
  • Оформление протоколов тестирования.
  • Инструктаж по использованию работа

12. Эксплуатация программных роботов

Мониторинг работы роботов, консультации по администрированию роботов. При этом техническая поддержка сценария программного робота созданного по Техническому заданию требует отдельного согласования объемов, стоимости и SLA.

13. Завершение Проекта

  • Оценка результатов: Анализ достигнутых результатов и сравнение их с первоначальными целями проекта.
  • Закрытие проекта: Официальное завершение проекта, подведение итогов и документирование лучших практик.
  • Передача знаний: Обучение команды поддержки и пользователей, передача всей необходимой документации и знаний.

Эти этапы помогут структурировать и успешно реализовать проект по роботизации бизнес-процессов, обеспечив достижение поставленных целей и максимальную эффективность внедрения RPA.