Как успешно реализовать проект роботизации?
Рекомендуемый состав команды проекта по роботизации
Со стороны Заказчика
Общее управление проектом со стороны заказчика, координация работы с исполнителем, контроль сроков и бюджета.
Глубокое знание конкретного бизнес-процесса, который подлежит автоматизации, предоставление информации и требований по процессу.
Настройка инфраструктуры, обеспечение доступа к необходимым системам и данным, сопровождение работы программных роботов после их запуска в промышленную эксплуатацию.
Предоставление обратной связи по работе робота, участие в тестировании и приемке робота.
Со стороны Исполнителя
Управление проектом со стороны исполнителя, координация работ команды исполнителя, взаимодействие с заказчиком, контроль сроков и точности исполнения технического задания.
Совместная работа с функциональным заказчиком, анализ и документирование требований, составление Технического задания.
Проектирование архитектуры проекта, координация работ по разработке роботов, определение оптимальных технологий и инструментов в рамках проектов роботизации.
Разработка роботов на платформе Sherpa RPA.
Организация процесса сопровождения, обучения и поддержки.
Такой состав команды обеспечивает сбалансированный подход к реализации RPA-проекта, включая как стратегическое управление и планирование, так и техническую реализацию и поддержку.
Основные этапы проекта роботизации
Перечисленные ниже этапы помогут структурировать и успешно реализовать проект по роботизации
бизнес-процессов, обеспечив достижение поставленных целей и максимальную
эффективность внедрения RPA.
1. Поиск процессов для роботизации
Если процессы для роботизации не определены, то требуется провести предпроектное обследование.
Цель предпроектного обследования найти процесс или процессы, подходящие для роботизации с учетом их рутинности, повторяемости и объема.
Для поиска и выбора процессов лучше всего подходят следующие инструменты:
— Анализ бизнес-процессов с помощью инструмента Sherpa Process Discovery
— Проблемные интервью аналитика Исполнителя с функциональными заказчиками
— Приоритезация рутинных процессов для выбора процессов с максимальной отдачей инвестиций
2. Предварительная оценка проекта
Когда процессы для роботизации выбраны, требуется краткая информация о роботизируемых процессах для оценки возможности роботизации и предварительной оценки трудозатрат, сроков, состава команды проекта.
Для предварительной оценки проекта лучше всего подходит заполнение брифа.
Бриф в данном случае — это инструкция от заказчика (владельца процесса) для исполнителя, в которой в общих чертах описан процесс и его основные параметры.
3. Согласование параметров проекта
Для старта проекта требуется согласование основных параметров проекта:
- сроки и стоимость реализации проекта
- состава участников команды
- правила ведения проекта и коммуникации на проекте
- перечень документации, которая должна быть сформирована в рамках проекта
- определить дальнейшие шаги и тайминг
4. Формирование и согласование ТЗ
Техническое задание составляет исполнитель и согласовывает его с заказчиком при этом оптимально использовать следующую последовательность действий:
- Демонстрация бизнес-процесса владельцем процесса
Демонстрация проходит удаленно по Zoom или с использованием любой удобной ВКС (Видеоконференцсвязи). Для демонстрации процесса от заказчика приглашается Владелец процесса. Исполнитель ведет запись экрана и задает уточняющие вопросы. - Составление Технического задания.
- Согласование ТЗ
5. Финальная оценка проекта
После составления Технического задания стоимость и сроки проекта могут быть уточнены по сравнению с предварительной оценкой. Согласованное Техническое задание с финальной стоимостью и сроками становится частью (Приложением) договора и заверяется подписью сторон.
6. Подготовка инфраструктуры
Важный этап проекта — предоставление доступов для настройки робота. Робот имитирует действия пользователя, значит, что роботу должны быть выданы все необходимые доступы для исполнения бизнес-процесса.
- Подготовить рабочее место разработчика робота: установить платформу Sherpa RPA и все необходимое ПО, которое требуется для исполнения бизнес-процесса
- Предоставить доступы для выполнения работ Исполнителям
- Исполнитель в свою очередь должен проверить доступы и подтвердить готовность к старту разработки робота
7. Получение тестовых данных
Перед стартом разработки следует позаботиться о тестовых данных для разработки.
В отличие от проектов классической автоматизации тестовые данные нужны сразу, разработчик проверяет каждый шаг процесса и уже для первой проверки потребуются тестовые образцы или данные в системах, на которых можно ставить эксперименты.
10. Подготовка документации
Набор документов зависит от каждого проекта индивидуально.
Документы по проекту обычно включают:
- руководство пользователя программного робота
- руководство администратора программного робота
8. Создание программного робота
- Разработка робота на основе утвержденного технического задания.
- Отладка: проверка корректности робота на тестовых сценариях, проверка отработки ошибок.
- Демонстрация по результатам разработки и отладки робота для всей проектной команды.
- В случае выявления каких-либо ошибок – исправление и повторная демонстрация исправленного программного робота.
11. Проведение приемо-сдаточных испытаний
- Тестирование настроенных программных роботов на промышленном контуре.
- Оформление протоколов тестирования.
- Инструктаж по использованию работа
9. Перевод в продуктив (для проектов, где есть разделение на тестовые среды и продуктивные)
Если настройка программного робота выполнялась в тестовой среде информационных систем, то необходимо перенести разработанного робота на промышленную среду и скорректировать робота в соответствии с изменяемыми данными.
12. Эксплуатация программных роботов
Мониторинг работы роботов, консультации по администрированию роботов. При этом техническая поддержка сценария программного робота созданного по Техническому заданию требует отдельного согласования объемов, стоимости и SLA.
13. Завершение Проекта
- Оценка результатов: Анализ достигнутых результатов и сравнение их с первоначальными целями проекта.
- Закрытие проекта: Официальное завершение проекта, подведение итогов и документирование лучших практик.
- Передача знаний: Обучение команды поддержки и пользователей, передача всей необходимой документации и знаний.
